Resfria möten

Med resfria möten menas möten på distans i realtid med teknikens hjälp, såsom telefon- och videokonferenser samt webbkonferenser. Resfria möten kan inte ersätta alla vanliga fysiska möten, men för vissa situationer erbjuder de ett bra mötesalternativ. Telefonkonferenser kan vara möten med hjälp av flerpartssamtal och/eller konferenstelefon, via fast eller mobil kommunikation. Videokonferenstekniken erbjuder ett spann från video i mobiltelefoner till välutrustade studior med flera monitorer, kameror och annan utrustning inkopplade som stöd. Det finns många olika typer av webbkonferenser, men några vanliga funktioner är bild och ljudkommunikation, möjlighet till bildpresentation, fildelning och chat.

En vanlig kombination är telefonkonferenser tillsammans med någon form av webbaserat möte för att dela eller visa en PowerPoint-presentation, ett dokument, en bild eller dylikt.

Det finns många telefonmötes- och webbkonferensprogram, vissa är kostnadsfria att använda och andra inte. Exempel på vanliga program är Google Hangouts, Skype, Lync och Adobe Connect.

 

Positiv hälso- och miljöeffekt

Resfria möten påverkar våra resmönster framförallt genom att ersätta en del av våra tjänsteresor och därigenom ge en positiv hälso- och miljöeffekt. Hur stor effekten av detta är, beror bland annat på vilka omständigheter som råder och på hur väl man lyckas etablera resfria möten som ett naturligt mötesalternativ för organisationen och dess samarbetspartners.

Resfria möten gör att viktiga medarbetare blir tillgängliga i verksamheten istället för att vara på resande fot. För individen kan den sparade tiden innebära minskad stress, både på arbetsplatsen och i privatlivet. Väl fungerade resfria möten kan ge positiva effekter på organisationens lönsamhet och på personalens trivsel, vilket gör dem intressanta ur ett hållbarhetsperspektiv.

 

Tips

  • Om du är ovan vid tekniken, testa gärna i förväg. Be deltagarna logga in en stund innan mötet börjar så att ni kan se till att allt fungerar
  • Använd headset, högtalare kan orsaka rundgång
  • Problem med ljud och mikrofon? Många datorer har inbyggd mikrofon och högtalare. Om du kopplar du in ett headset måste du i vissa fall justera vilka utgångar som används. Detta görs vanligen i konferensprogrammet
  • Se till att du har en bra internetuppkoppling, gärna via nätverkskabel
  • Läs trafikverkets handledning till resfria möten.